Podľa prieskumu The Alternative Board (TAB) na tému „Time Management“ pracuje 85 % majiteľov firiem 40 a viac hodín týždenne, ale len 70 % z nich to vyhovuje. V skutočnosti priemerný majiteľ firmy pracuje o takmer 8 hodín viac, než by chcel.
Stáva sa, že mnoho podnikateľov sa snaží zo svojej firmy vyťažiť čoraz viac, aj keď už to naozaj nejde. Revíziou svojich plánov a uvoľnením rúk by však získali viac času, ktorý by mohli venovať marketingu, strategickému plánovaniu a vytváranie nových príležitostí pre svoj biznis, teda činnostiam, ktorými si väčšina podnikateľov praje tráviť svoj čas v práci.
Ako teda môžu zaneprázdnení majitelia podnikov prerozdeliť svoj čas, aby boli viac produktívny a dosiahli rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom? Výsledky prieskumu „Time Management“ ponúkajú 3 tipy pre hospodárenie s časom, ktoré môžete použiť OKAMŽITE:
Viac delegujte
Kým 76 % majiteľov firiem hodnotí svoje zručnosti v oblasti riadenia času nadpriemerne dobre, rovnaká časť by chcela obmedziť plnenie úloh, ktoré podľa ich názoru nemusí robiť osobne. Dôvod, prečo väčšina majiteľov firiem nedeleguje dostatočne, je pochopiteľný – máme totiž radi kontrolu. Pre mnohých z nás to bol dokonca dôvod, prečo sme sa pustili do podnikania.
„Najčastejšou chybou, ktorú robia majitelia startupov, je odmietnutie zbaviť sa kontroly,“ hovorí Jo Clarkson z TAB UK.
Skvelý spôsob, ako túto prekážku prekonať, je zamyslieť sa nad cieľom, ktorý máte a ako by mala vyzerať cesta k jeho dosiahnutiu. Ak napríklad jasne viete, že vaším cieľom je mať do 5 rokov zabezpečenú rodinu vďaka príjmom vygenerovaným vašou firmou, a zároveň chcete, aby vám jej fungovanie doprialo dostatok slobody – napríklad každé leto vyraziť na 3týždňovú dovolenku, nezostane vám nič iné ako jednoducho delegovať. Vaša firma predsa nemôže 3 týždne stáť a čakať až sa vrátite. Navyše, predstavte si, že by ste mohli vďaka delegovaniu stráviť mimo firmu nielen 3 týždne v lete, ale tiež napríklad 2 týždne v zime. To stojí za zamyslenie, čo poviete?
Plánujte a stanovte si priority
Celkom 40 % majiteľov firiem v rámci prieskumu „Time Management“ priznalo, že majú neaktuálny ročný strategický plán alebo že nemajú žiadny. To je niečo, čo je takmer so stopercentnou istotou odsudzuje k strate produktivity. Keď nie ste schopní povedať, čo je dôležité a čo menej, môže nastať zmätok, ktorý vám spôsobí problémy.
Dobrým spôsobom, ako sa vyhnúť „tyranii naliehavých“, je uprednostniť seba a svoj deň. Keď si jeden z našich členov uvedomil, že každé ráno trávi príliš veľa času „hasením požiarov“ po telefóne, obrátil sa o radu na kolegov zo svojho TAB Boardu. Tí mu navrhli, aby sa počas dopoludnia, do 11 hodín, prestal venovať obchodníckej činnosti. Takto získaný čas mohol využiť pre prácu na dôležitých strategických úlohách, ktoré vo výsledku viedli k zvýšeniu príjmov jeho firmy. „Hasenie požiarov“ po telefóne si nechal na neskôr. Jeho deň tak nebol hneď zo štartu ovplyvnený problémami, ktoré treba urgentne riešiť. Nehľadiac na to, že niektoré sa vyriešili „samé“, resp. bez nutnosti jeho zapojenia.
Ďalší spôsob, ako plánovať, je používať plánovača alebo najrôznejšie chytré aplikácie, ktoré máme vďaka svojim smartphonom na dosah ruky. Vyskúšajte ich najrôznejšie typy, zistite, čo vám vyhovuje najlepšie – či potrebujete aplikáciu, kde si odškrtávate splnené úlohy, plánujete strategické zmeny, alebo vám bude aj ďalej úplne vyhovovať diár s plánovacím kalendárom. Neváhajte ani všetky tieto nástroje kombinovať – na každú úlohu alebo projekt sa môže hodiť iný.
Prehodnoťte svoju stratégiu ohľadom emailov
Veľkým žrútom času sú pre majiteľov firiem emaily. Podľa výsledkov prieskumu „Time Management“ trávia majitelia firiem 32 % času na e-mailu, čo je viac ako v prípade telefónnych hovorov (14 %), priamou interakciou so zamestnancami (25 %), komunikáciou so zákazníkmi (21 %) a predajcami (9 %). Dobrou správou v tejto súvislosti je, že väčšinu svojho času venujú interakciu so svojou komunitou – zamestnancami, zákazníkmi a predajcami. Napriek tomu 32 % pracovného času stráveného nad e-maily je naozaj veľa.
Ale aj tu existuje pár tipov, ako aj pri vybavovaní pošty nejaký ten čas ušetriť:
- Nastavte si v zložke doručenej pošty zložku, ktorá sa má spracovať.
- Pri kontrole doručenej pošty presuňte správy, ktoré vyžadujú ďalšiu akciu, do tejto zložky.
Týmto spôsobom nestrácate čas čítaním e-mailov niekoľkokrát. Môžete k nim pristupovať neskôr, bez toho aby ste museli prehľadávať doručenú poštu.
Môžete sa tiež riadiť zlatým pravidlom pre „papierovanie“ One Touch – jednoducho sa každého „papiera“ dotknete len raz. To isté možno použiť pre e-mail. Keď si vyhradíte čas na čítanie e-mailov, zaviažte sa, že na e-mail v tej dobe odpoviete. Jeden e-mail tak nebudete čítať viackrát, nebudete sa k nemu musieť vracať kvôli odpovedi.
Čo s novo nájdeným časom?
Ak by majitelia firiem mali viac času, venovali by ho podľa prieskumu „Time Management“ marketingu (32 %), strategickému plánovaniu (24 %), vývoji produktov/služieb (15 %) a strategickým partnerstvom (11 %). Teda činnostiam, ktoré môžu posunúť ich podnikanie vpred. Lepšia správa času znamená nielen lepšiu dlhodobú stratégiu, ale tiež viac času na rodinu, priateľov a osobné aktivity.
Či už je vašou osobné víziou úspechu zvýšenie zisku, rozšírenie vášho dobrého mena alebo jednoducho viac voľného času, stanovenie priorít v hodinách je prvým krokom k dosiahnutiu vašich cieľov. Spolupráca s boardom ďalších majiteľov firiem vám môže pomôcť identifikovať oblasti, kde strácate čas, a získať rady, ako znovu zamerať vašu energiu na zvýšenie produktivity.
