Ve své práci koučky vidím, jak důležitá je komunikace mezi námi, kolem nás. A to zejména pro majitele firem. Ti by si hned na samém začátku, když nastavují nebo upravují systém komunikace ve firmě, měli odpovědět hned na několik základních otázek. Měli by se sami sebe zeptat, zda z jejich pohledu komunikují správně, zda ostatní slyší, co jim říkají, jestli se jim daří efektivně komunikovat s jejich týmem, jejich zaměstnanci.

Proto, řešíte-li komunikaci, dejte si pozor na pár důležitých věcí. Je všem ve vaší firmě jasné, kdo je zodpovědný za úspěchy a kdo za chyby? Úkolujete nebo delegujete?  Víte, co děláte a jak svou firmu řídíte?

Dejte šanci sobě i ostatním porozumět, čeho chcete dosáhnout. Pak už jen sledujte, jak se váš cíl daří naplňovat.

Úkolování vs. delegování

Úkolovat znamená přesně popsat co, jak, kdy a kde má váš zaměstnanec udělat. Zadáváte-li úkol, předáváte jasný a přehledný návod k jeho splnění, zároveň pak k tomu vytváříte i vhodné podmínky. Očekáváte, že bude vypracován podle zadání včas a správně. Za výsledek je zodpovědný pracovník, který byl úkolem pověřen. Dostal veškeré podmínky k tomu, aby vykonal dobrou práci. Vaším nejdůležitějším úkolem tak je správně formulovat zadání, tak aby pochopil váš požadavek.

Delegovat práci je něco jiného. Máte jasný požadavek, cíl je definován a chcete, aby váš zaměstnanec nalezl cestu k jeho dosažení. V tomto ohledu by vám tak mělo jít především o podporu zaměstnance, jeho vývoj a schopnost osamostatnění. Sledujete jeho hledání cesty, předáváte mu své zkušenosti a pomáháte v nalezení cesty, jak úkol splnit. Pokud se mu to nepodaří, je to vaše prohra, zodpovědnost je na vás. Právě v tom tkví onen zásadní rozdíl mezi úkolováním a delegováním. 

Pravdou je, že delegování je mnohem složitější a časově náročnější proces než úkolování. Ve výsledku je totiž vaší zodpovědností, zda vámi pověřený pracovník uspěje. Je tedy na vás, vybrat pro daný úkol toho správného kolegu či zaměstnance, o kterém víte, že dokáže převzít zadání, hledat řešení a růst.

Chcete-li, aby pracovník vykonal úkol, úkolujte jej. Pokud je vaším cílem, aby se zlepšil a profesně rozvíjel, delegujte. 

Přiměřená kontrola

Nezbytnou součástí manažerské práce šéfa je pravidelná kontrola plnění úkolů. Je to logické, chcete přeci uspět. Bylo by však velkou chybou plést si neustálou kontrolu a prosazování vlastního řešení s delegováním. Jde vám především o rozvoj pracovníka, ponechte mu tedy vlastní prostor k realizaci. Vždy by pak měl vědět, že se na vás, případně na někoho dalšího, může obrátit, bude-li potřebovat s plněním úkolu poradit.

Oba styly řízení firmy – úkolování i delegování – se musí umět. Jen tak budete efektivní. Jen tak se vám podaří dosahovat dobrých výsledků a budete se moci dále rozvíjet. Díky zvládnutí umění delegování můžete snáze předávat svou práci, delegovat ji na spolehlivé lidi kolem vás a najít tak více času pro další aktivity, ať už se týkají práce, nebo vašeho osobního života.

Autorkou článku je Ingrid Šůrová, regionální ředitelka TAB Board Praha – region SEVER.